テレワーク支援 ~Toolのご紹介~


テレワークに向けてFAXをペーパーレスにしませんか。弊社での例をご紹介

FAXは印刷した紙を送信・受信時は複合機より印刷されるものですよね。
弊社もコロナによる最初の緊急事態宣言時にテレワークをするにあたって、FAXのペーパレス化をどのようにすればいいのか調べ、そして現在は会社に誰もいなくてもFAXの送受信が可能になりました。
順番にご紹介しますね。

  1. PCよりFAXを送信する
  2. FAX受信をPDFでそのまま保存

1.PCよりFAXを送信する

弊社で使用している複合機のメーカはOKIになります。OKIにはActkeyというアプリがありPCにインストールを行い設定をするとそのアプリでPCよりFAX送信・スキャン取込みを行えます。こちらもかなり便利ですが、弊社では別の方法を行っています。

Universal ファクスドライバーをインストールする

Universal ファクスドライバーインストールすると印刷画面からそのままFAX送信できます。


プリンター選択よりUniversal FAXを選択して、印刷クリック


上記画面より送信先を選び【OK】をクリックすると送信されます。とても簡単ですよね。

2.FAX受信をPDFでそのまま保存

次は受信時の説明をします。弊社ではFAXを共有フォルダに転送し、Eメールに配信されるように設定しました。
この設定はプリンターのWEBページから設定します。

設定手順はこちらを参照にして下さい。参照:OKIマニュアル

弊社では更に社内で使用しているタスク管理ツールにFAXが受信されると自動的に課題が作成され、その課題の通知をチャットツールに表示するように設定することによって在宅でもFAX確認ができるようになりました。
参考:下記の画面


どうですか?受信時の設定は弊社では社内全員がテレワークになった時も対応できるように工夫をした結果ですが、送信手順や受信時のPDFの保存はそんなに難しくないので、皆様も現在使用している複合機メーカで試してみて下さい。


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