「業務を効率化したい」
「DXを進めたい」
「今のやり方を見直したい」
こうした相談はよくあります。
ただ、詳しく話を聞いてみると、最初に考えていた解決方法と、本当に必要なものが一致していないことがあります。
たとえば「新しいシステムを導入したい」という相談でも、実際に困っているのは、毎月発生するExcelの加工や、複数システムへの二重入力だった、ということもあります。
つまり、「システムが欲しい」のではなく、「毎回発生する手作業を減らしたい」ということが本当の課題かもしれません。
大切なのは、最初から導入するシステムを決めることではなく、まず「何に困っているのか」を整理することです。
まず考えるべきは「何が課題なのか」
日常業務には、次のような小さな負担が多くあります。
- 毎月同じファイルを加工している
- WordやPowerPointなどの資料を毎回同じ手順でPDF化している
- 決まった日に社内へ連絡している
- システムから出力したCSVを手作業で修正している
- 複数のシステムへ同じ内容を入力している
- 情報が担当者ごとに分かれている
- 最新の資料がどれかわからない
- 誰がどこまで対応したのかわからない
1回の作業は簡単でも、毎日、毎週、毎月と繰り返せば、少しずつ工数が積み重なります。
ただし、こうした課題すべてに対して、新しいシステムが必要とは限りません。
簡単なプログラムや自動実行、API連携、既存ツールの活用などによって、負担になっている作業だけを改善した方が、早く効果を出せる場合もあります。
システムを入れても、運用が楽になるとは限らない
新しいシステムを導入すれば、それだけでDXが進むわけではありません。
たとえば、
システムからデータを出力する
↓
Excelで加工する
↓
別のシステムへ登録する
↓
担当者へ連絡する
という運用が残っていれば、結局は人が作業をつないでいます。
さらに、システムが増えたことで、入力する場所や確認する画面だけが増えてしまうこともあります。
重要なのは、システムを導入したかどうかではありません。
実際の業務がどれだけ簡単になったか、作業時間やミスがどれだけ減ったか、情報を探す手間が減ったか、といった点で考える必要があります。
部分的な自動化で十分な場合もある
業務全体を作り直さなくても、一部の作業だけを自動化することで改善できることがあります。
弊社でも、日常業務の中で小さな自動化を行っています。
たとえば、
- 定期的に行うデータの取得・整理を自動化
- WordやPowerPointなどのファイルをまとめてPDF化
- 決まった日時に行う定型処理を自動実行
- 作業結果やお知らせをチャットツールへ自動通知
などです。
これまで複数のファイルを一つずつ操作していた作業も、一括処理できるようにすれば、毎回同じ操作を繰り返す必要がなくなります。
このような定型作業であれば、大きなシステムを新しく導入するよりも、必要な部分だけを自動化した方が、費用や導入負担を抑えられる場合があります。
また、必ずしも新しくシステムを開発する必要はありません。
既存のツールやサービスを活用したり、現在使っているシステム同士を連携したりすることで解決できる場合もあります。
一方で、システム化した方がよい場合もある
部分的な自動化だけでは解決しにくい課題もあります。
たとえば、
- 複数人で同じ情報を使う
- データを一元管理したい
- 対応履歴を残したい
- ユーザーごとに権限を分けたい
- 検索や集計を行いたい
- 業務全体の進捗を管理したい
といった場合です。
たとえば、Excelの加工を自動化できたとしても、複数人がそれぞれ別のExcelを管理しているのであれば、情報が分散するという問題は残ります。
このような場合は、個々の作業だけを自動化するのではなく、情報や業務の流れそのものを整理し、システムとして管理した方が適していることがあります。
手作業・自動化・システム化をどう判断するか
すべての業務をシステム化する必要はありません。
大まかには、次のように考えることができます。
| 状況 | 向いている方法 |
|---|---|
| 頻度が少なく、作業負担も小さい | 手作業のまま |
| 同じ作業を繰り返している | 部分的な自動化 |
| 既存ツールで対応できる | 既存ツールの活用 |
| 複数システム間の転記が多い | 自動化・システム連携 |
| 複数人で情報を共有・管理する必要がある | システム化 |
| 履歴、権限、検索、集計が必要 | システム化 |
ただし、同じ作業でも、月に1回5分だけ行う作業と、毎日2時間かかる作業では、改善の優先度は大きく異なります。
自動化やシステム化を検討するときは、次のような点を整理すると判断しやすくなります。
- どのくらいの頻度で発生する作業か
- 1回あたりどのくらい時間がかかるか
- 何人がその作業を行っているか
- ミスが発生した場合の影響は大きいか
- 情報共有や履歴管理が必要か
- 今後、利用人数や処理量が増える可能性があるか
単純に「手作業があるから自動化する」「Excelを使っているからシステム化する」と決めるのではなく、負担と効果の大きさを見て判断することが重要です。
大切なのは、手段より先に課題を整理すること
業務改善では、
「どのシステムを入れるか」
「どのツールを使うか」
を先に考えてしまいがちです。
しかし、その前に整理するべきなのは、
- どの作業に時間がかかっているのか
- どこでミスが起きているのか
- 誰が困っているのか
- どの作業が繰り返されているのか
- 情報がどこに分散しているのか
- 最終的に何を改善したいのか
という部分です。
そのうえで、
手作業のままでよいのか
一部を自動化するのか
既存ツールを活用するのか
システム同士を連携するのか
新しくシステム化するのか
を判断します。
システム導入は目的ではありません。
課題に合った方法を選び、実際の運用を楽にすることが業務改善につながります。
「システム化した方がよいのかわからない」
「毎回行っている作業を自動化できるのかわからない」
「複数のシステムへの入力を減らしたい」
といった段階でも、現在の業務を整理することで、適した改善方法が見えてくることがあります。
弊社では、現在の業務内容や運用方法を確認したうえで、部分的な自動化、既存ツールの活用、システム連携、新規システム開発まで、課題に合わせた方法をご提案しています。