MicrosoftAccessについて
Accessは業務に合わせて柔軟に作れる反面、担当者個人の知識に依存しやすいという特徴があります。
今回は、担当者が退職した際に確認しておきたいポイントを５つご紹介します。
1. Accessファイルはどこに保管されているか
まず確認したいのが、実際に運用しているAccessファイルの保存場所です。
- 社内サーバー
- NAS
- 個人PC
- 共有フォルダ
など、どこに保管されているか把握しましょう。
意外と個人PC上で運用されているケースもあり、故障や入替時に問題となることがあります。
2. ソースファイルや開発版は残っているか
現在利用しているファイルだけでなく、
- 開発用ファイル
- ソースファイル
- 設計資料
が存在するか確認しましょう。
運用版しか残っていない場合、改修や調査が難しくなるケースがあります。
3. 外部システムとの連携がないか
Accessは単独で動作しているとは限りません。
- Excelとの連携
- CSV取込
- 基幹システムとの連携
- メール送信機能
などが組み込まれているか確認しましょう。
連携先が分からないままサーバー更新やPC入替を行うと、思わぬトラブルにつながることがあります。
4. 利用者と利用業務を整理する
Accessがどの部署で利用されているのか、利用範囲の把握が必要です。
担当者だけが把握していた場合、業務への影響範囲が見えなくなっていることがあります。
5. 現在の状態を調査しておく
トラブルが発生してから調査を始めると、業務停止につながる可能性があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。
継続利用できるのか、将来的に移行を検討すべきなのかを判断する材料になります。
まとめ
Accessの担当者退職は珍しい問題ではありません。
しかし、なにもせずそのまま使用し続けるのは危険です。
現在の構成や運用状況を把握しておくことで、将来的なトラブルや業務停止リスクを減らすことができます。
Accessでお悩みの方へ
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