社内の見積管理、在庫管理、顧客管理などに、ExcelやMicrosoft Accessを利用している企業は少なくありません。
Excelは現在でも幅広く利用されており、関数やマクロ、VBAを活用すれば、多くの業務に対応できます。Accessも、複数のデータをまとめて管理したい場合には便利なツールです。
そのため、ExcelやAccessを使っているからといって、必ずしも専用の業務システムへ移行する必要はありません。
利用人数が少なく、現在の運用で大きな問題がなければ、開発費や保守費を考えると、そのままExcelやAccessを活用した方が合理的な場合もあります。
では、どのようなタイミングでシステム化を検討すればよいのでしょうか。
Excel・Accessからシステム化を考えるサイン
次のような問題が増えてきた場合は、現在の運用を見直すタイミングです。
- ファイルが増え、どれが最新版か分からない
- 複数人で同時に入力・更新したい
- 同じ情報を何度も転記している
- 入力ミスや計算ミスが多い
- マクロやVBAを特定の担当者しか修正できない
- データ量が増え、処理が遅くなった
- 外出先や複数拠点から利用したい
- 利用者ごとに閲覧・編集権限を設定したい
特に注意したいのが、ExcelやAccessの仕組みを一人しか理解していない状態です。
担当者の異動や退職によって、修正できる人がいなくなったり、業務変更に対応できなくなったりする可能性があります。
このような属人化が大きくなってきた場合も、システム化を検討する一つの目安です。
Excelのままでよい業務もある
一方で、すべての業務をシステム化する必要はありません。
利用者が数名程度でデータ量も少ない場合や、業務内容が頻繁に変わる場合には、Excelの柔軟性が大きなメリットになります。
例えば、月に数回しか使わない管理表や、一時的な集計業務のために専用システムを開発しても、開発費や保守費に見合う効果が得られないことがあります。
開発費だけでなく保守費も考える
業務システムの費用は、必要な機能、利用人数、データ量、他システムとの連携などによって変わります。
また、システムは開発して終わりではありません。
導入後には、保守、機能改修、サーバー、バックアップ、セキュリティ対策などの費用が発生する場合があります。
そのため、Excelで行っている業務をすべて一度にシステムへ置き換えるのではなく、
「どの作業に時間がかかっているか」
「どこでミスが発生しているか」
「どの情報を複数人で共有したいか」
といった課題を整理し、必要性の高い部分から段階的にシステム化する方法もあります。
AIを活用するという選択肢
最近では、通常の業務システムにAIを組み合わせる方法もあります。
例えば、
- 社内文書から必要な情報を検索する
- 長い文章や資料を要約する
- 大量のデータから必要な情報を探す
- 入力された文章を分類・整理する
といった用途です。
一方、計算、登録、集計など、あらかじめ決められたルールで処理する業務については、AIを使わず通常のシステム処理を行った方が、正確で低コストな場合があります。
「AIを導入すること」そのものを目的にするのではなく、AIが向いている業務と、従来のシステム処理が向いている業務を分けて考えることが重要です。
クラウドと社内サーバーも比較する
業務システムを導入する場合、クラウド上で運用する方法だけでなく、社内にサーバーを設置して運用する方法もあります。
クラウドは、複数拠点や外出先から利用しやすく、自社でサーバー機器を管理する負担を減らしやすいことがメリットです。
一方で、利用するサービスや構成によっては、月額料金、データ量、利用人数、AIの利用量などに応じて継続的な費用が発生します。
社内サーバーで運用する場合は、クラウド利用料を抑えられるケースもありますが、OSの更新、セキュリティ対策、バックアップ、機器故障への対応などを自社または保守会社で行う必要があります。
また、システムによっては月額契約だけでなく、買い切り型で導入できる場合もあります。
クラウド、社内サーバー、買い切り型のどれが常に優れているというわけではありません。
利用方法や保守体制だけでなく、数年後まで含めた費用や運用方法を比較して判断することが重要です。
大切なのは「Excelをやめること」ではない
ExcelやAccessは、現在でも多くの業務で十分に活用できるツールです。
少人数で問題なく運用できているのであれば、無理に専用システムへ移行する必要はありません。
一方で、転記作業や入力ミスが増えてきた、複数人で情報共有しにくい、特定の担当者しか修正できない、データ量が増えて処理が遅くなったといった問題が大きくなってきた場合は、システム化を検討するタイミングと考えられます。
業務システムを導入する際には、Excelをそのまま置き換えるのではなく、まず現在の業務で何が負担になっているのかを整理することが大切です。
開発費や保守費、クラウドの利用料、AI活用の必要性、導入後の運用まで含めて比較し、自社の業務に合った方法を検討しましょう。
当社では、群馬県前橋市を拠点に、業務システムの開発・導入支援を行っています。
ExcelやAccessを使い続けるべきか、専用システムへ移行するべきかといった段階からご相談いただけます。群馬県内はもちろん、県外からのご相談にも対応しています。