請求書や納品書、発注書などの帳票をFAXやメールで送信する業務は、多くの企業で日常的に行われています。
しかし、
- 帳票を印刷する
- FAX機で送信する
- PDFを作成してメール送信する
- 送信結果を確認する
といった作業は担当者にとって大きな負担となっています。
そこで注目されているのが、業務システムとFAX・メール送信機能の連携です。
帳票送信を自動化
当社では、販売管理システムや生産管理システムなどの業務システムと連携し、帳票を自動でFAXまたはメール送信する
仕組みを構築できます。
例えば、
- 見積書
- 発注書
- 納品書
- 請求書
- 支払通知書
などを、取引先ごとの設定に応じて自動送信できます。
FAXを希望する取引先にはFAXを、メールを希望する取引先にはPDF添付メールを送信するなど、柔軟な運用が可能です。
FAX送信結果も自動管理
FAX送信にはAPIを利用するため、FAX機を操作する必要はありません。
さらに、
- 送信成功
- 通信中
- 回線エラー
- 送信失敗
などの結果をシステムで自動取得できます。
通話中や一時的な回線エラーの場合には、自動再送信を行うことも可能です。
担当者が送信状況を監視する必要がなくなり、送信漏れ防止にもつながります。
タスクスケジューラーで一括送信
さらに、タスクスケジューラー機能やcronなどを利用することで、指定日時での一括送信も実現できます。
例えば、
- 月末の請求書一斉送信
- 定期発注書の自動送信
- 価格改定通知の配信
- キャンペーン案内の一括送信
などを自動化できます。
担当者が送信作業を行わなくても、決められた日時にシステムが自動で処理を実行します。
大量送信時でも送信履歴や結果を一元管理できるため、業務負担を大幅に軽減できます。
ペーパーレス化とコスト削減
FAX・メール連携による自動送信は、
- 印刷コスト削減
- 用紙・トナー台削減
- 作業時間削減
- 送信ミス防止
- ペーパーレス化推進
といった効果も期待できます。
また、送信履歴や送達結果を電子データとして管理できるため、過去の送信記録も簡単に確認できます。
まとめ
FAXやメールによる帳票送信は、多くの企業で欠かせない業務です。
業務システムと連携することで、帳票作成から送信、送達確認、再送信までを自動化し、業務効率化とペーパーレス化を
実現できます。
当社では、お客様の業務に合わせたFAX API連携、メール自動送信、予約送信・一括送信システムの開発を承っています。
帳票送信業務の効率化をご検討中でしたら、ぜひお気軽にご相談ください。