「運用はできるけど説明できない」レガシーシステムのブラックボックス化を防ぐには？
最近、お客様から次のようなご相談をいただく機会が増えています。
「長年使っているシステムを刷新したい」
「担当者が退職してしまい、システムの仕組みが分からない」
「日常業務は回っているが、システムの説明ができない」
このような状態は、いわゆる「システムのブラックボックス化」と呼ばれます。
特に10年、20年以上運用されている販売管理システムや生産管理システムでは珍しい話ではありません。
しかし、そのまま放置すると、障害対応やシステム刷新の際に大きな問題へ発展する可能性があります。
なぜブラックボックス化が起こるのか？
ブラックボックス化の主な原因は「属人化」です。
システム導入時の担当者が異動や退職を繰り返し、気付けばシステムを理解している人が誰もいないという状況になります。
さらに、
- 設計書が残っていない
- 改修履歴が管理されていない
- 開発会社と連絡が取れない
- 外部システムとの連携内容が不明
といった状況が重なることで、システムの全体像が見えなくなってしまいます。
ブラックボックス化を防ぐためにできること
まず重要なのは、システムに関する情報を継続的に整理することです。
システム構成図や業務フロー、データベース定義書、外部システムとの連携一覧などを整備し、改修のたびに更新する運用を
行うことで、将来的なリスクを大幅に軽減できます。
また、システム担当者一人だけに知識を集中させないことも重要です。
業務担当者、システム担当者、管理職など複数人でシステムの概要を共有することで、属人化を防ぐことができます。
さらに、ソースコードや設定情報を適切に管理し、変更履歴を残しておくことも欠かせません。
リプレイスを見据えた準備が重要
レガシーシステムはいつか必ず刷新の時期を迎えます。
しかし、ブラックボックス化が進んでいると、
「何を作り直せばよいのか分からない」
「どの機能が必要なのか判断できない」
という状況に陥ります。
そのため、普段から業務フローやシステム仕様を整理し、資産として残しておくことが重要です。
すでにブラックボックス化している場合は？
実際には、
「設計書がない」
「システムの中身が分からない」
という企業様も少なくありません。
その場合は、現行システムの調査・分析から始める必要があります。
業務ヒアリングやデータベース解析を行い、現状の業務フローやシステム構成を可視化することで、リプレイスに向けた
準備を進めることができます。
当社ではレガシーシステムの調査・リプレイス支援・開発を行っています
当社では、長年運用されてきた販売管理システムや生産管理システムを中心に、
- 現行システムの調査・分析
- 業務フローの可視化
- ドキュメント整備
- 要件定義支援
- システムリプレイス計画の策定
- システム開発
を行っています。
「システムは動いているけれど説明できない」
「担当者がいなくなり将来が不安」
「老朽化したシステムを見直したい」
このようなお悩みをお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。
システムのブラックボックス化は、早めの対策が将来のコスト削減と安定運用につながります。