迷惑メールフォルダに重要なメールが入るのはなぜ？
「取引先からメールを送ったと言われたのに届いていない」
「問い合わせの返信が来ないと思ったら迷惑メールフォルダに入っていた」
このような経験はないでしょうか。
迷惑メール対策は重要ですが、その一方で受信したいメールまで迷惑メールとして判定されてしまう場合があります。
今回は、重要なメールが迷惑メールフォルダに入ってしまう主な原因についてご紹介します。
迷惑メール判定は自動で行われている
多くのメールサービスでは、受信したメールを自動で分析し、
- 送信元情報
- メール本文
- 添付ファイル
- 過去の受信状況
などをもとに迷惑メールかどうかを判断しています。
これらの情報を総合的に分析するため、正規のメールが迷惑メールフォルダに振り分けられることもあれば、
巧妙に作られたフィッシングメールや詐欺メールが受信トレイに届いてしまうこともあります。
見た目だけでは判断できない送信元
特に注意したいのが、送信元の表示です。
一見すると正しいメールアドレスや企業名に見えても、メールの詳細情報を確認すると、実際の送信元ドメインが異なっているケースは珍しくありません。
これはフィッシングメールでよく使われる手口の一つです。
このようなメールに記載されたリンクをクリックしたり、ログイン情報や個人情報を入力したりすると、アカウントの乗っ取りや情報漏えいにつながるおそれがあります。
メールを受信した際は、「受信トレイに届いたから安全」「見た目が本物だから安心」と判断せず、送信元のメールアドレスやドメインを確認する習慣を身につけましょう。
送信側の設定が原因になることも
迷惑メールと判定される原因は、メールの内容だけではありません。
送信元のメールサーバーの設定に問題があると、正規のメールであっても迷惑メールと判断されることがあります。
近年は、なりすましメールを防ぐために、メールサービスの判定基準が厳しくなっています。そのため、送信側の設定が適切でない場合、取引先や顧客のメール環境によっては、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがあります。
メールが相手に届かない場合は、本文の内容だけでなく、送信側のメール設定も確認してみましょう。
添付ファイルや本文が影響することも
メールに添付されたファイルの種類や本文の内容によって判定が厳しくなる場合があります。
例えば、
- ZIPファイル
- 実行形式ファイル
- 多数のURLを含むメール
などは注意が必要です。
もちろん業務上必要なメールであっても、自動判定の結果として迷惑メールフォルダへ振り分けられることがあります。
定期的な確認がおすすめ
迷惑メール対策は欠かせませんが、重要なメールが振り分けられてしまう可能性を完全になくすことはできません。
そのため、
- 迷惑メールフォルダを定期的に確認する
- 取引先を受信許可リストへ登録する
- 問い合わせ通知の受信状況を確認する
といった運用も有効です。