毎日の仕事の中で、
「また同じ作業をやるのか・・・」
「これ、もっと簡単にできないかな？」
と思うことはないでしょうか。
業務自動化というと、大がかりなシステムやRPAの導入を想像しがちですが、実際にはもっと身近なところから始められます。
特に、同じ操作を何度も繰り返している仕事には、自動化の大チャンスです！
今回は私自身のちょっとした体験談も交えながら、普段の仕事から「自動化できる作業」を見つけるポイントをご紹介します。
💡私が自動化した「PowerPointのPDF変換」
先日、過去の資料を大量にPDFファイルへ変換する作業をしました。
対象となる資料には、
- PowerPoint
- Excel
- Word
などがあり、作成された時期や顧客によってファイル形式や保存方法もさまざまでした。
これを一つひとつ開いてPDFとして保存していくのは、想像以上に骨が折れる作業です。
そこで、「全部を一気にやるのは難しくても、まずはPowerPointだけでも一括でPDFにできないかな？」と考えました。
さっそくAIに相談しながら、複数のPowerPointファイルをまとめてPDFへ変換する方法を試してみることに。
ここで重要だったのは、「最初からすべてを自動化しようとしなかったこと」です。
WordもExcelも画像もと最初から欲張ると、一気に仕組みが複雑になってしまいます。
まずは「PowerPointだけ」と対象を絞ったことで、思いのほか簡単に自動化を試すことができました。
業務自動化では、最初から100点満点を目指す必要はありません。「効果がありそうなところから小さく始める」ことが大切です。
🔍自動化できる仕事を見つける5つのポイント
では、日々の仕事の中から、どのように自動化できる作業を見つければよいのでしょうか？
チェックしておきたい5つのポイントをまとめました。
1．同じ操作を繰り返している🔄
例えば、
- ファイルを一つずつ開いて保存する
- 同じ内容を何度もコピー＆ペーストする
- 決まった場所へデータを転記する
- 毎回同じフォーマットの資料を作る
といった作業です。
1回あたりは数分の作業でも、何十回・何百回と繰り返せば大きな時間になります。
2．作業手順が決まっている📋
- 指定のフォルダからファイルを取得する
- ファイル名順に処理する
- 決まった形式で保存する
というように、「作業を順番に説明できる作業」は自動化しやすい傾向があります。
反対に、その都度人の判断が必要な作業は、単純な自動化にはあまり向きません。
3．ファイルやデータを大量に扱っている📁
Excel、CSV、PDF、画像などを大量に処理する仕事も、自動化との相性がよい分野です。
例えば、
- ファイル名の一括変更
- データの集計
- PDFの結合
- ファイル形式の変換
- フォルダの振り分け
などがあります。
処理する件数が多いほど、自動化したときの効果も大きくなります。
4．単純作業なのにミスが起きやすい⚠️
自動化のメリットは、時間短縮だけではありません。
コピーする場所を間違えたり、保存先を間違えたり、処理するファイルを１つ飛ばしてしまったり…。
そうした手作業によるミスを減らすことができます。
特に、「単純だけれど間違えると困る作業」こそ、自動化を検討する価値があります。
5．心の中で「面倒だな…」と感じている🥱
実はこれが一番分かりやすいサインかもしれません。
- 「またこの作業か」
- 「毎回同じことをしているな」
と感じたら、一度、「この作業、自動化できない？」と考えてみることです。
すべてが自動化できるわけではありませんが、その疑問から業務改善につながることがあります。
🤖 AIで自動化のハードルは下がっている
以前であれば、自動化するためにはプログラミングの知識が必要な場面も多くありました。
現在は生成AIに、
- 「このフォルダにあるPowerPointをまとめてPDFにしたい」
- 「Excelのデータを決まった形式に変換したい」
- 「ファイル名をルールに従って一括変更したい」
と相談することで、実現方法やプログラムのひな型を作ってもらうことができます。
うまく動かなければ、
- 「こんなエラーが出ちゃった」
- 「フォルダを選べるようにしたい」
- 「処理結果を一覧で確認したい」
といった修正も、AIと対話しながら進められます。
そのため、以前よりも「ちょっとした業務ツール」を作るハードルはかなり下がっています。
「ちょっとした業務ツール」の注意点 ⚠️
AIが作ったツールをいきなり本番データで使用するのは危険です。
まずは、
- 元データをバックアップする
- コピーしたファイルで試す
- 少ない件数から実行する
- 結果を人が確認する
といった手順を踏む必要があります。
🚀まずは小さな自動化から
業務自動化というと、「会社全体の業務を効率化する」といった大きな話になりがちです。
しかし、「50個のファイルを一括でPDFにする」だけでも立派な業務改善です。
毎回10分かかる作業を1分にできれば、同じ作業を繰り返すほど効果は積み上がっていきます。
最初から完璧な仕組みを作る必要はありません。
普段の仕事の中で、「この作業、本当に手作業でやる必要があるのかな？」と考えてみること。
その小さな気づきこそが、業務自動化の第一歩になります。